Microsoft Teams全社展開!!~エンゲージメントを高めるチーム・組織づくりへの飽くなき挑戦~

こんにちは、経営企画室の梶です。

この記事は 『CRESCO Advent Calendar 2019』 3日目の記事です。エンジニアブログは昨年のアドベントカレンダー以来、実に一年ぶりです!!
前回は、当社がスポンサー契約を結んでいる女子プロゴルファー金澤選手を題材に執筆しました。今年も金澤選手×Tableauデータ分析の続編を!!と思いましたが、他の社員がTableauネタをたくさん出してくれそう?なので、譲ることにしました(笑)。こちらはまたの機会に!!

というわけで今回は少し真面目に?社内のデジタルワークスタイルの取組みの一つ「Microsoft Teams」について、エンジニアブログ初公開でお届けしたいと思います!

Microsoft Teamsとは?

「Microsoft Teams」はMicrosoft社が2016年より提供するビジネスチャットツールです。正しい読み方は”マイクロソフト チーム”です(以下、Teams)!
ビジネスチャットツール市場はMicrosoftをはじめSlack・Google・LINE・Facebook等々、各社が提供しシェアを争っています。余談ですが、総務省も「ビジネスチャットツールの活用が働き方改革につながる」と紹介していたりします。
http://www.soumu.go.jp/menu_news/s-news/02tsushin02_04000041.html

「マイクロソフトのTeamsがDAU1300万人でSlack超えへ」の記事に、ビジネスチャットツールでも人気の高いSlackと今回ご紹介するMicrosoft TeamsのDaily Active Usersの推移比較があります。ツールとしてはSlackよりTeamsの方が後継ですが、短期間で多くのユーザを獲得している点を見ると、MicrosoftはこのTeamsに力を入れていることがわかります。実際、機能のUpdateも毎月のように行われています!!

Teamsの画面を簡単にご紹介します。左側に自身が参加しているチームの一覧、そのチームの中には「チャネル」と呼ばれるスレッドのようなものがあり、そのスレッドのテーマごとにメンバー間で情報共有したり仕事を進めていきます。
Teamsが優れている点の一つに、ExcelやPowerPointをはじめとしたOffice製品との親和性が高いことが挙げられます(さすがMicrosoftさん!)!!資料のレビューもTeams上で共有しながら、チャットでコメントし、ファイルの修正はその場でリアルタイムで修正、生産性高く仕事が進められます(なんだかTeamsの営業さんみたいになってきましたw)。

引用:チームとチャネルの概要(Microsoft Teamsビデオトレーニング)

2018年より、当社でも経営企画室とデジタル変革推進室(=一般企業でいうところのいわゆる情報システム部です。2016年より部門名称を変更し、あらゆる社内のデジタル変革に挑戦しています。社内では通称「デジ変」と呼ばれています)を中心にTeamsをトライアル導入し、「どのようにTeamsを活用すれば効果的なチーム運営が図れるか」全社展開に向けたワークスタイルの実験を行ってきましたので、今日はその話の一部をご紹介いたします。

 

Microsoft Teamsでワークエンゲージメントを高める!?

私が所属する経営企画室と、採用・育成をミッションに掲げる人財戦略室(以下、人財)は、全社施策や教育・採用など共有することが多い部門のため、1つのチーム内に経企&人財メンバーがJoinしています。

Teams導入により、先ほどのような仕事の進め方・メンバー間のコミュニケーションの量・判断の意思決定に至るまでのスピードが、メールベースで仕事をしていた頃とは比べ物にならないと感じています。
メンバーにTeams導入に関するアンケートを行っても「もうメールベースでの仕事には戻れない」なんて声が多数挙がっています、ほんとです(笑)!

組織において、個人でできることは限られています。チームの力を最大限に引き出して、最高のパフォーマンスを発揮し、成果を出す。そんなチームをメンバー全員でつくっていきたいですし「このチームで働くことは最高に楽しい!」と個々のメンバー自身にも感じてもらいたい。Teamsトライアル導入での私の中での裏テーマでした。

Teams×雑談

Teamsでできることの仕組み・しかけの一つに「雑談」があります。仕事中に雑談!?と聞くと抵抗がある方もいらっしゃるかもしれませんが、Googleが提唱する『心理的安全性の高いチームづくり』には必要不可欠な要素と私は感じています。
※引用:Google re:work-ガイド「効果的なチームとは何か」を知る

経企&人財のTeams導入時は、「勤怠連絡」と「雑談」の2つのチャネルから始めました。元々現場でエンジニアをしていた方からそうでない方まで様々なバックボーンのメンバーがいるので、ツールに対するハードルを極力下げた状態で導入できれば、という工夫です。些細なことですが、雑談がチャネルの上位に来るようにしているのも「雑談をOk」とするためのしかけです。

一口に”雑談”といってもさまざまな内容が飛び交います。最近の内容を踏まえてご紹介します。

  • 自分が社外で参加しているイベントやセミナーの様子を、Teamsスマホアプリで写真とともにアップ
  • 情報処理試験に関する各種ニュース
  • 台風に関する各種ニュース(出勤の各自の状況ももちろんTeamsでやりとりしました)
  • ハロウィンでチーム内でプチ仮装をしてみませんか!?という提案
  • 年末調整の申請時の留意事項
  • 旅行の思い出

メンバーの興味関心事・価値観にふれられるということだけではなく、自分だったらどうするか?個々人が考えをコメントしあうことで、いつしか雑談の場が気づき&学びの場になっていきました
こうした雑談から生まれたアイディアが企画に活かせたりすることもあります。私の興味・関心の分野では一生その記事・ネタにたどり着かないことも共有されるので、今では大切な情報収集元の一つです。
もちろん、Teams上のデジタルな場としての雑談と、アナログ(対面)の場の雑談、FaceToFaceのコミュニケーションをうまく組み合わせて、日ごろから相談しやすい関係性をつくり、心理的安全性の高いチームを目指しています。

チームメンバーの皆さんも、最初はデジタルでの雑談に抵抗があったせいか投稿もまばらでしたが、今では1日に誰かしらが投稿してくれています!!
ちょうど、雑談に関する書籍の雑談(ややこしい)があったのでピックアップしてみました。

 

Teams×Good&New

続いて紹介するチャネルは「Good&New」というチャネルです。

Good&New(グッドアンドニュー)とは、24時間以内にあった「良かったこと(Good)」や「新しい発見(New)」を全員で共有し、拍手をする。アメリカの教育学者ピーター・クライン氏により考案された、組織やチームを活性化するための手法です。

以前私が参画していたプロジェクトで定例の前のアイスブレイクで実施されており、その時からのお気に入りです。隙あれば社内のオフサイトミーティングや研修のアイスブレイクに差し込んでいます(笑)。これをTeams上で実施してみたらどうなるか?を今年度に入ってから実験しています。

「雑談チャネルとの違いは?」など、最初は混乱が見られましたが(笑)、今ではメンバーの誕生日になったらお祝いする風習が生まれたり、試験に合格した!差し歯を変えた(笑)!等々、メンバーやメンバー周囲で起きたHappyな出来事で埋めつくされています。GoodもNewも前向きな内容なので、個人もチームもポジティブになれます。

Microsoft Teams、全社展開!!

1年ほどのトライアル導入期間を経て、2019年7月、いよいよ社内にTeams利用が公開されました!クレスコでは運用上、社員個人でチーム作成を行うことができないため、チーム作成は申請ベースで対応しています。申請アプリをデジ変の方がMicrosoft PowerAppsで作成し、申請周りの業務負荷軽減に一役買っています。

ツールやサービスを導入しても、ユーザー(ここでは社員の皆さん)に活用してもらわなければ意味がありません。そこで経営企画室が旗振り役となり、一緒に仕事をする社員にTeamsを薦めたり、デジ変とコラボして「Teamsハンズオンセミナー」を開催したり、社内の布教活動を行っていきます。「Teams、便利!」と思ってくれるフォロワーを増やしていきます。

こちらはTeams全社公開した7月から2019年11月末までのアクティビティの推移です。4ヵ月経ち、少しづつ活用されてきている感覚はありますが、まだまだ道半ばといったところでしょうか。

チームが増えてきて「どこで自分がそのやりとりをしたか覚えてない」といった意見や、チームの至るところで雑談チャネルを増やしたことでどこで雑談していいかわからない問題(笑)等々色々と挙がってきていますので日々カイゼンが必要です。

おわりとこれから

「クレスコグループはデジタル変革をリードする」というコーポレートスローガンを掲げています。”リードする”ためには、クレスコがまずは先陣を切っていく必要があります。
今回のTeamsも、コーポレートスローガンを具現化するための一つのチャレンジですので、楽しみながら最高のチーム・組織をつくっていけたらと思います。

今回はご紹介できませんでしたが、Teamsは他のO365のサービスや他製品ツールとの連携が色々と便利で、次記事を書くことがあればそのあたりをご紹介したいと思います。
ここまで読んでいただきありがとうございました♪

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