Power Automateを使って、RPAヒアリングを自動化してみた!

こんにちは、やまさきあです。

4月から、所属先が変わり、
ビジネスプラットフォームテクノロジーセンター(略称BPTC)に所属となりました。
以後も、どうぞよろしくお願いいたします(^.^)

 

最近、私は新型コロナの影響で在宅勤務が多くなりました。
同じような状況の方も多くおられると思いますが、皆様は快適に業務を行うことができていますか?

在宅勤務でのちょっとした変化により、
業務のムダや面倒くささについて、改めて気づかれた事もあるかと思います。

そのような社内業務の効率化には、弊社でも積極的に取り組んでいます。
私はその社内推進メンバーの一員として動いています。

今回は、その社内推進活動のことについて少しお話ししたいと思います。

業務自動化社内推進の取り組みの中では、まず、効率化したい業務のヒアリングをやっていこう!
ということになりました。

しかし、業務効率化を実施した経験のない方にとっては、
「ヒアリング」という語句に対して

めんどくさそう・・・
大変そう・・・

といったようにネガティブな思いを持っている方もいらっしゃいます。

そこで、アンケートフォームを使って、
より簡単に業務内容をヒアリングすることにしました!

作成にあたり今回は、Microsoft Formsを使いました。

Microsoft Formsを使うと、とても簡単にアンケートを作成できます。
こちらに、詳しい説明が記載されていますので、興味のある方はご覧ください。

 

・・・あれ?ヒアリングを簡単にした、って
オンラインアンケートを作成しただけ?

 

いえいえ、もちろんそれだけではありません(^o^)/

業務自動化社内推進チームでは、アンケート作成だけじゃなく、集計も自動化しちゃいました!

 

【やりたいこと】
Microsoft Formsで作成したヒアリングアンケートにだれかが記入してくれたら・・・

1.Microsoft Teamsのチャネルにアンケート内容を載せる。
2.推進チームの担当者に通知を飛ばす。

【用意するもの】
1.Microsoft Teams
2.Microsoft Power Automate
3.Microsoft Formsで作成した、集計を取りたいアンケート

 

【方法】
~Teamsへのアンケート結果通知 自動化編~

1.ブラウザでPower Automateを開く(https://japan.flow.microsoft.com/ja-jp/

2.「作成」ボタンを押下する

3.どの種類のフローを作成するのか選択(今回は、「自動フロー」を選択)

4.フローの名称を入力する(入力しなかったら自動で名称が付与されます)

5.何をトリガーにして処理を開始するかを聞かれるので、
今回は「Microsoft Formsの新しい応答が送信されるとき」を選択
(出てこなかったら検索窓で検索してください)

 

6.フローの作成画面に遷移するので、「新しい応答が送信されるとき」ステップにおいて
「フォームID」の値を作成したアンケートフォームに設定

★これ以降、保存ができますので、こまめに保存することをおすすめいたします!

これで、アンケートフォームをトリガーにして処理を実施する設定ができました!

次に、送信されたアンケートの内容を取得するステップを追加しましょう!

7.新しいステップ をクリックします

8.検索窓で「Forms」と検索すると、アクションに「応答の状態を取得する」が出てくるのでクリック

9.「応答の詳細を取得する」ステップの設定
「フォームID」:作成したアンケートフォームをプルダウンから選択、
「応答ID」:右側に表示された「動的なコンテンツ」から、「応答通知の一覧 応答ID」を選択

これで、Microsoft Formsのアンケートに入力された内容を取得できました!

 

次に、取得したアンケート内容をTeamsに投稿するステップを追加しましょう。

10.新しいステップ をクリックし、Microsoft Teamsを選択
(出てきていない場合は、検索窓で「Teams」と検索してください)

11.「メッセージをフロー」と検索し、
「メッセージをフロー ボットとしてチャンネルに投稿する(プレビュー)」を選択してください。

12.「メッセージをフロー ボットとしてチャンネルに投稿する(プレビュー)」ステップにおいて、
投稿したいTeamsのチーム、チャネルを選択
(プルダウンから、既存のチームやチャネルを選択できます。)

13.「メッセージをフロー ボットとしてチャンネルに投稿する(プレビュー)」ステップにおいて、
投稿したい文章をメッセージに記載します。
この時、通知したい人のメールアドレスを以下のように<at>タグで囲むと、通知を飛ばすことができます。

<at>example@******.co.jp</at>

また、取得したアンケートの内容を記載することができます。

「メッセージ」欄をクリックした際に右側に表示される、
「動的なコンテンツ」で、アンケート結果から取得した内容を選択すると、メッセージにアンケート内容が追加されます。

さらに、Microsoft Formsでは、アンケートの項目でメールアドレスを聞かなくても、
Microsoft アカウントに紐づけられている回答者のメールアドレスが記録されますので、
アンケート回答者のメールアドレスを確認することができます。
こちらも「動的なコンテンツ」から選択することで確認ができます。

受信日時も同様に自動で記録されるので、「動的なコンテンツ」から選択することができます。

 

 

ここまできたら、通知もできたし、
業務自動化ヒアリングロボットの完成!

としても良いのですが、推進チームの後輩(2年目)がアンケート結果をより使いやすく
Excelにまとめていくことを提案してくれましたので、そちらも紹介いたします(^o^)/

 

【やりたいこと2(赤文字部分)】
Microsoft Formsで作成したヒアリングアンケートにだれかが記入してくれたら・・・

1.Microsoft Teamsのチャネルにアンケート内容を載せる。
2.推進チームの担当者に通知を飛ばす。
3.アンケート集計Excelに、アンケート結果を追記していく。

【用意するもの2】
1.Microsoft Teams
2.Microsoft Power Automate
3.Microsoft Formsで作成した、集計を取りたいアンケート
4.アンケート結果を書き込むExcelファイル
5.~Teamsへのアンケート結果通知 自動化編~で作成したフロー

 

【方法2】
~アンケート結果集計 自動化編~

<前準備>
前準備1.Excelでアンケート結果ファイルを作成し、通知したいTeamsのチャネルに格納
(2パターンあるので、どちらかを実施してください)

① Teams上で、新規にExcelを作成したい場合
チャネルの「ファイル」タブ選択 → 「+新規」選択 → 「Excelブック」選択

② 既存のExcelファイルをTeamsにアップロードしたい場合
チャネルの「ファイル」タブ選択 → 「↑アップロード」選択 → 既存のExcelファイルを選択し「開く」選択

 

前準備2.Excelに取得したい情報を取得するテーブルを作成し、任意の列名を付ける
テーブルの作成はこちらのページを参考にしてください。
(※ 「テーブルとして書式設定」が隠れていることがあります。見つからない場合は右側の方にある「・・・」ボタンをクリックすると表示されます。)

 

<本編>

1.~Teamsへのアンケート結果通知 自動化編~で作成したフローに、新しいステップを追加
(1回やったのでスクショは省略します。)

2.「Excel Online (Business)」を選択し、アクションから「表に行を追加」を選択
(アクションが多くて探すのが面倒な場合は、検索窓で「表」と検索してみてください。)

3.「表に行を追加」ステップの情報を<前準備>で格納したファイルの配置場所に基づいて設定

「場所」:ファイルを配置したチーム
「ドキュメント ライブラリ」:格納したフォルダ
(※ 特に特定のフォルダに格納していない場合には「ドキュメント」を選択でOKです。)
「ファイル」:格納したチャネルを選択すると、格納したファイルが表示されるので、そちらを選択
「テーブル」:設定したテーブルの名称を選択
(※ 特に特定のテーブル名を設定していない場合には「テーブル1」を選択でOKです。)

ここまで行うと、正常にExcel「表に行を追加」ステップの「テーブル」行の下に、作成したExcelの列名が表示されます。

こちらに、アンケートで取得した情報を追記していきます。

4.列名の右側にある入力フォームをクリックすると、「動的なコンテンツ」が表示されるので、
「応答の状態を取得する」で取得したアンケート結果に対応するコンテンツを選択
この作業を、入力フォームすべてについて実施していきます。

5.また、メッセージの本文にExcelのリンクを張りましょう。
Teamsで、Excelをアップロードしたチームのチャネルに飛び
「ファイル」タブを選択するとファイル一覧が表示されます。
対象Excelの「・・・」ボタンを選択すると、「リンクをコピー」という項目があるので選択

6.「リンクを取得」画面が現れるので、「コピー」を選択

7.メッセージに、以下のコードを追加します。
<a href= "先ほどコピーしたURL">メッセージに表示させたい文字</a>
(「先ほどコピーしたURL」、「メッセージに表示させたい文字」は任意の文字を指定してください)

8.「保存」ボタンを押したらフローは完成です!

 

ためしにアンケートを送信してみましょう!

アンケートを記入し、送信ボタンを押して・・・

 

 

何秒か待ちます。

すると・・・

Flowから通知がきています!!

クリックすると、

誰から回答が来たか、メールアドレスで確認できています。

また、作成したExcelリンクが表示されています。

そして、回答されたアンケート内容がメッセージに記載されています!!
(省略していますが、すべてのアンケート項目が記載されています)

 

Excelの中身を確認してみましょう。
メッセージに張ってあるリンクをクリックします。

すると・・・

無事、アンケート内容が記載されていました!!

 

これで、

大変なヒアリング
アンケートを確認する手間
面倒なExcelへの転記

から解放されました(^o^)/

ヒアリングをこのアンケートに変更し社内に展開したところ、
数日で何件もアンケート回答をいただきました!

これから、このアンケート結果Excelをもとに、社内推進チームで業務自動化ロボットを作っていきます。
業務がどのくらい効率化されるかとても楽しみです(#^^#)

それでは、またRPA記事でお会いしましょう★

Happy Automation!!

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