チェックリストで快適リモートワーク

技術研究所のまつけんです。

新型コロナウィルス流行に伴う非常事態宣言は解除されましたが、まだまだ第二波、第三波の警戒下での生活が続いていますね。弊社でも、2月から「3密」を避けるべく、「在宅勤務(リモートワーク/テレワーク)推奨」で稼働しています。

そこで今回は、慣れないリモートでの仕事や授業がしっくりこないな、とお感じの社会人や学生の方々の参考になれば、と思い、在宅での仕事を効率よくするために、私が実践している「チェックリスト」について紹介したいと思います。

チェックリスト

あまり知られていないかもしれませんが、ソフトウェアエンジニアの仕事では、チェックリストを使う場面が度々あります。例えば、決して失敗が許されないデータ変換、データ転送や、システムの入れ替えをするときなどです。誤って、顧客情報を書き換えてしまったり、消去してしまったりしては大変です。そのようなミスを避けるため、事前に作業を洗い出してチェックリストを作り、「まずXXをする。次にXXをし、XXが表示されたら、XXを行う」というように手順を決めておき、それに従って作業を行います。

ところでみなさん、人が1日に何回の決断をするかご存知ですか? 実に、その数35,000回だそうです[1][2]。人は毎日数多くの決断に追われ、知らず知らずのうちに「決断疲れ」の状態になっています。決断の数を減らし、より重要な決断に注力出来るようにコンディションを整える、チェックリストは前述の例のように、一度限りの作業を誤りなく実施するのにも有効ですが、繰り返し行われる作業(ルーティン)における「決断疲れ」を回避するのにも非常に有効です。Appleのスティーブ・ジョブスやFacebookのマーク・サッカーバーグが毎日同じ服を着るのも、決断の数を減らすためのよく知られた例だと思います。

実際に、チェックリストを業務で生かしている例として有名(?)なのは、飛行機のパイロットでしょうか。エンジン始動前、離陸前、離陸後、着陸前、着陸後などのフェイズ毎にチェックリストがあります。飛行機の操縦は何百回と繰り返し行いますが、一度でも間違えれば取り返しのつかないことになりかねません。チェックリストを活用することにより、慣れた作業であっても、やるべきことを確実に実施できるわけです。ご興味のある方は、Googleなどでお好みの航空機の機種名+checklist(例えば「B787 checklist」など)で検索すると実際のチェックリストの画像が出てきますので、試してみてください。

私の場合

さて、私の在宅勤務生活は、概ね快調です。しかし、一つ困ったことがあります。これまで(before コロナ)は、会議の開始時間になると、周囲の同僚が会議室に向かって移動を始めるため、「あ、そろそろ会議の時間だな」と知ることができましたが、在宅勤務では、会議の開始時刻に合わせてアラームをセットし、自分で(バーチャルな)会議室に向かう(ログインする)必要があります。
また、before コロナの会議では必要が無かった作業もあります。マイクやスピーカに問題が無いことを確認するなどです。これも会議の多い日は毎日数回、繰り返し行うことですが、チェックし忘れると、肝心な発言を聞き逃したり、言うべきことを言うべきタイミングで言えなかったり、最悪の場合は、会議に参加できなかったりします。

というわけで、私の場合は、始業時、終業時、会議前、会議後、昼休み前、昼休み後の6つのチェックリストを作成し、活用しています。それら6つのチェックリストを公開しますので、ぜひ参考にしていただければと思います(その他にも、プライベートで、起床後、就寝前、入浴前、入浴後の4つも作成・活用していますが、それらの内容についてはご想像にお任せします)。みなさんも、生活スタイルに合わせてオリジナルのチェックリスト(例えば学生なら「レポート提出前チェックリスト」など)を作って、活用してみては如何でしょうか? 活用してみると、想像以上の効果を実感いただけるかと思います。

  • 始業時チェックリスト
    1. ネット回線速度テスト
    2. マイクテスト
    3. マイクミュート
    4. スピーカ音量チェック
    5. 会議アラームセット (注1)
    6. VPN接続 (注2)
    7. 新着メール/メッセージをチェック (注3)
  • 終業時チェックリスト
    1. 新着メール/メッセージをチェック (注3)
    2. VPN切断 (注2)
    3. マイクミュート
    4. スピーカ 電源オフ
    5. (PCの) ログアウト
    6. ディスプレイ電源オフ
  • 会議前チェックリスト
    1. ネット回線速度テスト
    2. マイクテスト
    3. マイクミュート (注4)
    4. スピーカ音量チェック
    5. 会議用資料チェック
    6. ログインURL確認
  • 会議後チェックリスト
    1. (会議からの) ログアウト
    2. マイクミュート
    3. (次の会議の)  会議アラーム確認 (注1)
  • 昼休み前チェックリスト
    1. 新着メール/メッセージをチェック (注3)
    2. マイクミュート (注4)
  • 昼休み後チェックリスト
    1. マイクミュート (注4)
    2. ネット回線速度テスト
    3. 新着メール/メッセージをチェック (注3)

(注1) 会議をすっぽかさないため、その日の全ての会議、または、その日の最初の会議の10~15分前にアラームが鳴るように、スマートフォンやキッチンタイマをセットする
(注2) virtual private network; 社内のデータなどにアクセスするためのシステム
(注3) 弊社では、メールの他にチャットも事務連絡用に利用している
(注4) 会議中にキーボードを打つ音や飲み物を飲む音などが送信されないようにするため

チェックリストは印刷してクリップボードに付ければ、吊るしておくことが出来ます。また、複数ページに分かれているので、めくりやすいように下部に切り欠きを設けています。

参考など:

[1] 仕事が捗らないのは「決断疲れ」が原因かも。ジョブズも実践していた “決断力の節約術” とは https://studyhacker.net/daily-decisions
[2] How Many Decisions Do We Make Each Day? https://www.psychologytoday.com/intl/blog/stretching-theory/201809/how-many-decisions-do-we-make-each-day

 

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