インテリジェントフォルダでつなぐ、つながる。

セキュアな環境でファイルを共有・交換可能に

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株式会社パソナ西本様

株式会社パソナ

グローバル事業部 担当部長

西本浩様

所在地 東京都千代田区大手町2-6-4
資本金 30億円
従業員数 連結:7,908名(契約社員含む) 2015年5月時点
URL http://www.pasona.co.jp

今回のインタビューでは株式会社パソナ グローバル事業部 担当部長 西本 浩様と株式会社パソナグループ 国際業務室USデスクユニット ユニット長 田計文子様にインタビューさせていただきました。

従来からの課題

これまではお客様とのファイルのやり取りは全てメールでの送受信。
添付するファイルは全てパスワード付与が必須の状況でした。

パソナ グローバル事業部では、主にコア業務である人材紹介事業にて、外国人採用や海外で働きたい人材を国内外の企業と国際経験豊かな担当者がグローバルに活躍できるキャリアをご紹介しています。

私は6年前までアメリカで仕事をしていて、その後日本に戻りパソナに入社しました。主な担当業務は、企業の海外法人で働く社員の給与計算管理や経理業務のアウトソーシングサービスです。

お客様とは社員の個人情報や給与をはじめ、多くの機密情報のやり取りが発生しますが、その頃パソナでは、企業とのファイルのやり取りが全てメールでした。添付するファイルにも全てパスワードを付与する非常に面倒な作業で、業務に支障もありました。

お客様とのやり取りの発生が多い理由の一つとして、海外で仕事をしている駐在員はターンオーバー率(転職)が高いことがあげられます。離職した社員に関するメールを弊社の複数のチームメンバーで確認する際、ファイルにパスワードがかかっている為、そのパスワードを探し出すのが非常に煩わしく、面倒でした。

以前アメリカで公認会計士の仕事していたときに、社内ではフォルダにアクセス権が付加された共有サービスを利用していました。そこで、パソナでもお客様とのやり取りにおいて、共有ファイルをセキュアで且つ利便性の高いクラウドサービスの利用を検討し始めました。

西本様

製品選定の流れ

フォルダにアクセス権が付けられ、監査ログが取得出来る事が決め手に。

メールを利用する業務では、一人ひとりが十分注意していても誤送信が起きてしまう可能性があります。

パソナでは、海外に進出している企業へのサービスの一環で、駐在員に関する情報や各種手続きに関するファイルのやり取りを行う頻度が非常に多くあります。また、お客様とのやり取りに加え、社内においても日本とアメリカをはじめ、中国や他国との連携を図る必要も頻繁にあり、お客様や弊社社員同士がセキュアな環境でファイルの共有、交換ができるクラウドベースのストレージが必要でした。

今回のクラウドサービスの選定の決め手は、ファイルをセキュアに共有・交換する事が出来る事が第一ですが、加えて、フォルダにアクセス権が付与できることで、社内においても社外でも一つのシステムで運用できることでした。

西本様

決め手となった項目

  • クラウドでファイルが簡単に共有できる
  • ファイルにではなくフォルダ等にアクセス権が付けられ、一つのシステムで完結できる
  • メールの代わりになる仕組みがある(※ブログ機能)
  • 監査ログ(トレーサビリティ)が常時取得できる
  • 社内外複数の方とやり取りを行うため、ID課金ではない

上記の様にパソナ様のニーズにハマったサービスが”インテリジェントフォルダ”でした。

ブログ機能を使う事でメールの誤送信防止が出来ました。

また、お客様のご担当が変わった場合でも、ファイルを操作した履歴が残っているので、万が一、引継ぎがされていない場合でも、必要なファイルがどこにあるのかすぐに確認が取れ、今ではなくてはならないツールの一つです。

田計様

導入後の効果

お客様からも「安心して情報共有することが出来る」と評価を頂きました。

お客様もパソナとインテリジェントフォルダを通じて情報共有することで、メール誤送信の懸念が無くなり、またファイルがきちんとフォルダに格納されていることが判るので安心との評価を頂きました。

導入して一番効果を感じていただいているのは、業務が非常に効率的になったという点です。

今後の展望

各国毎に共有フォルダを展開する予定をされています。

パソナの海外拠点は、日本、北米、中国等があります。今後アジア諸国への拠点を増やしていくので、国ごとに契約していこうと計画をしています。

また社内活用の利便性を考えると、今後クラウド上でファイルを直接編集できるとより良いと思っています。クラウド上でファイルを直接編集できるサービスもありますが、あまり使い勝手が良くなかったこともありインテリジェントフォルダで直接編集できるとさらに効率化が図れると考えます。

お客様の声

株式会社パソナ田計様

株式会社パソナ

USデスクユニット ユニット長

田計文子様

「どのファイルが最新なのか?」等、以前はメールで全員に周知していましたが、今は最新のファイルがフォルダにあるということで業務の効率が上がったという声が社内外から届いています。

現在、 お客様とのファイルのやり取り以外はほとんどをブログで行っています。お客様毎でプロジェクトを構築しているので、ブログにてコミュニケーションを図る方が便利になりました。

プロジェクトごとにユーザアクセス権を設定出来る事も利点の一つです。プライマリドメイン以外に、セカンダリドメインを追加登録する事ができることが非常に嬉しいですね。部署や支社毎にサブドメインを分けて運用しなくてはならないので、同じ会社のユーザとしてサービスを利用が出来るところが運用していてとてもありがたいです。

また、ユーザフレンドリーな画面である点も非常に良いです。「使い勝手が悪い」とお客様からもクレームを言われたことは一度もありません。パソナ社内では、新人が入社すると社員にはEmailアドレスを付与すると同時にインテリジェントフォルダのID/PWも一緒に付与する運用になっています。

今では、このインテリジェントフォルダは業務にはなくてはならない"マストアイテム"となっています。

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