ついにリリース!Teamsのブレイクアウトルーム使ってみた。

こんにちは。ビジネスイノベーションセンター川崎です。

クレスコ主催セミナーなど、オンラインイベントの企画・運営を担当しています。そのため、Zoom・Teamsなどオンラインイベント関連のツールを使う機会が多いので、Teamsブレイクアウトルームには大注目です。

2020年12月ついにリリース!Teamsのブレイクアウトルーム

ブレイクアウトルーム機能はほぼZoom独占状態だったわけですが、とうとうTeamsも対応です。クレスコ社内のコミュニケーションツールがTeamsで統一されていることもあり、大変注目しています。同じような境遇の方も多いのではないでしょうか?

ということでさっそく使ってみました!

こんな方にオススメの記事です

  • Teamsのブレイクアウトルームの使い方・実際の挙動(画面)などが知りたい
  • Zoomのブレイクアウトルームを使っているが、Teamsでも代用できるか検討したい

そもそもブレイクアウトルームとは?

ブレイクアウトルームとは、グループ分けの機能です。講義の合間にチーム分けをしてグループワークを行う場合などに非常に有用な機能です。

今回の記事は、ブレイクアウトルームの概要にあたる部分は説明しません。「ブレイクアウトルームとはなにか?」「どうやって使うもの?」「上手に使うには?」という点については前回の記事「Zoomのブレイクアウトルームとは?画面豊富に使い方・機能、活用事例を紹介!」で説明していますので割愛します。前回の記事はZoomがメインですが、Teamsを使う場合にも十分に参考になるかと思います。

どうやって設定する?使い勝手は?

ということで本日は、以下の順序でお伝えします。

アジェンダ

  • Teamsブレイクアウトルームの使い方
    • 前提状況
    • 開始前の準備
    • 開始
    • 実施中の機能
    • 終了
  • おまけ どうやって一人でブレイクアウトルーム検証をしたのか?

Teamsブレイクアウトルームの使い方

前提状況

以下のケースを想定し使い方を説明します。

  • 6名(ホスト:1名、参加者:5名)のWEB会議
  • 全体講義のあと、3チーム(2名・2名・1名)に分かれてグループワークを行う
  • 終了後はメインセッションで講義
  • その後、会議終了

ブレイクアウトルーム開始前の準備

1.Web会議開始

合計6名のWeb会議が開始されたとします。

2.ブレイクアウトルーム作成

画面上部のこのボタンを押すとブレイクアウトルームの設定画面に入れます。このボタンは、主催者にのみ表示されます。

会議室の数(ブレイクアウトルームの数)と「自動」「手動」を選択できます。自動の場合、○人を○個のルームに割り当てるという情報が表示されるので、この値を見ながら会議室数を決めましょう。

設定内容が決まれば「会議室を作成」をクリックします。

このように会議室が作成されました。この内容で問題なければ、「会議室の開始」をクリックしブレイクアウトルームに分かれてのWeb会議を開始できます。

ただ、今回はこの自動割り当てが一部問題があったという前提で手動で割り振り直すオペレーションを続いて紹介します。

3.ブレイクアウトルームの再割当て(メンバー入れ替え)

例えば、今回「kawasaki_5」さんから、「電車で移動中なのでグループワークには参加できない」という申告があったとします。「kawasaki_5」さんを、Room 3に移動しましょう。

  

「ルームを追加」をクリックすることで、「Room3(メンバー0人)」が作成されます。

「kawasaki_5」さんにチェック→「割り当てる」をクリック→「Room3」をクリックすることで、「Room3」に「kawasaki_5」さんが割り当てられます。

これにて、ブレイクアウトルーム開始前の準備は完了です!

ブレイクアウトルーム開始

【ホスト(主催者)側の画面】

 

「会議室の開始」をクリックすると、緑色の「開く」アイコンが表示されます。ホストは、「開く」をクリックすると各ルームに入室できます。

【参加者側の画面】

画面の上部には「10秒以内に自動的に移動します。」の案内が表示され、ブレイクアウトルームに飛ばされます。

Zoomの場合は、「ブレイクアウトルームに移動しています~~」のダイアログが画面に大きくでましたので、Teamsの方が少し控えめです。

ブレイクアウトルーム実施中の機能

アナウンス(各ルームへのチャット)

【ホスト(主催者)側の画面】

「アナウンス」は、各ブレークアウトルーム全体にメッセージを送ることができます。チャットに届きます。

【参加者側の画面】

このように各ブレイクアウトルームのチャットに「重要!」マーク付きで表示されます。

ホスト(主催者)の部屋移動

各ルームの「開く」を押すとそのブレイクアウトルームに入ることが可能です。参加者はできません。

入ったあとは、「戻る」を押せばメインセッションに戻ることが可能です。

ブレイクアウトルームの終了

【ホスト(主催者)側の画面】

「会議の終了」をクリックすると、

【参加者側の画面】

全体会議の状態に戻ります。

このとき、以下の通りブレイクアウトルーム設定は残っていますので、改めて開始したいときは「会議室の開始」を押せば同じメンバーでブレイクアウトルームを再開できます。

ここまでで、Teamsのブレイクアウトルームを使ってみた、は以上です。

おまけ どうやって一人でブレイクアウトルーム検証をしたのか?

「複数人のWeb会議参加者が必要だから、周りの人に協力してもらわないと試せない・・・?」

そんなことはありません。友達がいない私でもできました。この検証は一人でやりました。以下の構成で、6人が参加しているWEB会議を一人で作りました。

  • Teamsアカウント(Officeライセンス)は1つ。残り5人分は、アカウント無し(ゲスト扱い)で参加。(TeamsのWEB会議はアカウントがなくても参加できます。)
  • PCを2台利用
  • 1台につき3人WEB会議に参加

実際の画面はこちら。

PC1

PC2

この検証の結果意外なことがわかりました。

1人6役検証でわかったこと

ブラウザから参加の人はブレイクアウトルーム使えない

ブレイクアウトルームの開始をしても、メインセッションから移動しませんでした。

2021年2月 追記:できるようになりました!

1PCにつき、3セッションまでしかWEB会議に参加できない

ブラウザを大量に開けばいくらでも参加できるかと思いきや・・・4セッション目を接続すると「セッション数の上限を超えました」と出て退出させられます!

おわりに

いかがでしたでしょうか。最後のおまけにある通り、一人でもどうにかいろいろ試せますので、ぜひみなさんも使ってみてください。

「Zoomのブレイクアウトルームの代替となるのか?」

については、「十分なりうる」という結論です。しかしながら、Zoomと比べるとまだ少し見劣りするところがあります。

Zoomとの比較はまた後日記事にしたいと思います。→ 2021年2月追記:書きました!「ブレイクアウトルーム比較!ZoomとTeamsの違いは?(2021.2)

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他にもオンラインイベント・ウェビナーに役立つ記事を書いてますのでよろしければご覧ください。

『Zoomのブレイクアウトルームとは?使い方・機能、活用事例を紹介!』

ブレイクアウトルームとはなにか?というところから、私が実際に使ってきた活用事例まで詳しく書きました。

『Zoomウェビナーを選んだ7つの理由 ~視聴者画面はミーティングと違う? 費用は?~』

数あるウェビナーツールの中から、Zoomを選んだ理由です。

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